Un poder notarial es un instrumento legal que permite extender nuestra personalidad jurídica para que un tercero (el apoderado) pueda realizar distintos actos en nuestro nombre. Existen diversos tipos de poderes. Los mas comunes son los poderes generales y específicos que como su nombre lo dice, pueden delimitar o no el motivo de su emisión.
Cuando un poder se hace en el extranjero también tiende a llevar un proceso de protocolización que lo hace legal en otro país. Específicamente, si usted vive en Canadá y usara el poder en su país de origen, además de la notarización se requiere la legalización y algunas veces el apostille. Canadá no es parte de la Convención de la Haya, lo que claramente significa que Canadá no hace apostille de documentos. Sin embargo, en caso de requerirse algún documento apostillado este debe hacerse directamente con el Consulado o Embajada de su país de origen que este ubicada en el país Canadá.
Notarización vs Legalización
Un poder debe ser notariado para obtener validez en primera instancia. Una notarización en Canadá corresponde a la validación o autenticación de un documento: sea de un poder, declaración o en algunas ocasiones copias autenticadas de otros documentos para su legitimidad y, a la misma vez, validez en o para un proceso legal determinado que se lleve a cabo en ese preciso momento. Así mismo, para que el instrumento escrito sea notarizado, el proceso que se requiere es que elementalmente sea firmado y propiamente sellado por un notario público registrado en este país, quien a su vez comprobara la legalidad y originalidad de las firmas incluidas en el proceso. Un notario publico también puede ser un Abogado, también conocido como Barrister and Solicitor en Canadá.
En el caso especifico de un poder, a fin de ser notariado, debe ser firmado en presencia del notario. Es decir, usted debe estar físicamente presente frente al notario y firmar en ese momento.
Por otra parte cuando se trata de la legalización de un documento en Canadá, el proceso corresponde a una segunda etapa. La legalización se hace posterior a la notarización. Básicamente la legalización corresponde a que una autoridad superior garantiza que el notario tiene la autoridad que avala en su sello y rubrica. En modo secuencial, el notario avala a la persona civil que firma y alguna otra autoridad avala al notario. Las legalizaciones de documentos normalmente se hacen porque alguien en el extranjero no puede revisar fácilmente la licencia del notario en Canadá pero si puede corroborar que un organismo gubernamental ha dicho que la firma del notario es legal. Digamos que es como un “candado legal” para evitar el fraude o que un impostor diga que es notario sin tener las credenciales.
Legalización de Documentos Notariados (Poderes)
Específicamente para el uso de poderes en América Latina y en el idioma español, dependiendo del país donde se realizará el uso final (incluyendo claramente que la persona que lo requiera se encuentre localizada en el estado de British Columbia), podrá enviar por conveniencia y rapidez el documento a la ciudad de Victoria, British Columbia bajo el programa llamado “BC Authentication Program” el cual toma aproximadamente un promedio de 1-2 semanas para ser procesado en la mayoría de los casos. Alternativamente, para ciertos tramites y dependencias de gobierno en países extranjeros, se indica que el documento debe ser enviado a la entidad gubernamental conocida como “Global Affairs Canada” en la ciudad de Ottawa, Ontario. No obstante, cualquier documento enviado a esta entidad, requiere que sea traducido al idioma ingles para su proceso correspondiente de legalización. No falta mencionar que este proceso legal toma alrededor de 3-4 semanas de conclusión. El documento que se presenta a Global Affairs siempre debe ir 2 idiomas si es que su destino final es América Latina y el documento se requiere en Español. Global Affairs no legaliza documentos que no van traducidos al Inglés. Ambas entidades requieren que el notario siga al pie de la letra los requisitos de protocolización y legalización.
En retrospectiva y términos generales, podríamos destacar que para uso fuera de Canadá de un poder, el especto principal es la legalización que se requiere para comprobar la notarización. Teniendo siempre como referencia que cada país tiene ciertas particularidades de exigencia en el momento de utilizar un documento de procedencia canadiense. Por lo tanto, siempre es recomendable que este tipo de asunto sea hecho bajo manos de profesionales. Maria Campos LL.M., abogada y notario público, puede apoyarle y contribuir en el paso a paso de este movimiento legal tan importante a fin de que la transacción legal que busca hacer en su país de origen sea exitosa a través del poder legal correspondiente.
Por: Luis Enrique Lopez BM,MAS,
& Maria Campos Ozaine LL.M.
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